KOMUNIKASI EFEKTIF
Model REACH, SBAR &TBAK
Komunikasi adalah proses pertukaran informasi antar pribadi dengan menggunakan simbol, baik verbal = Ucapan maupun nonverbal = Isyarat.
Komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pengukuran efektivitas dari suatu proses komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan
KOMUNIKASI EFEKTIF AKAN TERCIPTA JIKA ADA KESAMAAN PEMAHAMAN ANTARA PENGIRIM DAN PENERIMA.
Ada 4 faktor yang bisa membangun ketepatan dalam komunikasi yakni:
1. Ketrampilan komunikasi
2. Perilaku
3. Level pengetahuan
4. Posisi sosial budaya
Hambatan adalah faktor-faktor yang dapat mengganggu penerimaan suatu pesan. Karena terganggu maka penerima pesan juga bisa salah dalam memaknai balik pesan yang diterima. Faktor yang berpotensi menjadi penghambat dalam komunikasi yang efektif adalah:
1. Perbedaan Status sosial antara komunikan dan komunikator. misalnya saja karyawan harus tunduk atau patuh terhadap apapun yang dikatakan atasannya, sehingga karyawan tersebut takut menyampaikan aspirasi atau pendapatnya.
2. problem semantik, menyangkut bahasa yang digunakan komunikator dalam menyampaikan pesan. Kesalahan penyebutan bisa mengakibatkan sebuah kesalah - pahaman dan beda penafsiran.
3. Distorsi persepsi, disebabkan perbedaan cara pandang yang sempit pada diri sendiri dan perbedaan cara berpikir pada orang lain. Hal ini menimbulkan hambatan perbedaan persepsi dan wawasan satu dengan yang lainnya.
4. Perbedaan Budaya, dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras dan bahasa serta agama yang berbeda sehingga ada beberapa penggunaan kata yang memiliki arti berbeda pada tiap suku.
5. Gangguan fisik, gangguan lingkungan fisik seperti suara riuh orang-orang, suara petir,hujan dan cahaya yang kurang jelas.
6. Keterbatasan saluran komunikasi, gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi misal sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang tenggelam, atau gambar yang buram.
7. Tidak ada umpan balik/tanggapan, hambatan dimana pesan yang disampaikan sang pengirim tidak di beri tanggapan. Maka yang selanjutnya terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia dan tidak efektif.
Penulisan buku Panduan ini berdasarkan Standard Manajemen Komunikasi Edukasi (MKE) 1, 2, dan 3.
Semoga bermanfaat untuk meningkatkan Profesional Kerja Staff TPPI di RSIA NIRMALA Kediri.
LEBIH LANJUT LIHAT BUKU PANDUAN PRAKTIS KOMUNIKASI EFEKTIF
https://drive.google.com/file/d/1iq6P8bFQYL6_f2HphUIvtkiN-Rfadl4p/view?usp=sharing
Komunikasi
Internal dan Eksternal
Ketika para anggota organisasi, berkomunikasi satu sama lain, itu disebut
sebagai komunikasi internal. Namun, ketika ada komunikasi antara anggota organisasi, dengan pihak luar, dikatakan demikian komunikasi eksternal. Ini adalah dua jenis komunikasi, yang dapat dilihat di dunia korporat. Kutipan artikel ini akan memberi Anda semua perbedaan penting antara komunikasi internal dan eksternal.
Dalam proses manajemen, komunikasi memainkan peran yang sangat penting karena, jika tidak ada komunikasi yang efektif, tidak ada hubungan atasan-bawahan yang akan berkembang serta komitmen karyawan terhadap organisasi juga bergantung padanya. Ini adalah transfer informasi antara dua pihak, yang dapat terjadi, dengan atau tanpa menggunakan kata-kata. Kedua jenis komunikasi ini sangat penting bagi keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan.
Konten: Komunikasi Internal Vs Komunikasi Eksternal
1. Grafik perbandingan
2. Definisi
3. Perbedaan utama
4. Kesimpulan
|
Dasar untuk Perbandingan |
Komunikasi internal |
Komunikasi eksternal |
|
Berarti |
Komunikasi internal menyirat kan komunikasi yang terjadi a ntara anggota organisasi. |
Jenis komunikasi yang terjadi antara o rganisasi dan pihak eksternal / organis asi dikenal sebagai komunikasi ekster nal. |
|
Bentuk |
Baik formal maupun informal |
Sebagian besar formal |
|
Objektif |
Untuk mengirimkan informasi antara berbagai unit bisnis d an departemen. |
Untuk menjaga hubungan atau bertuk ar informasi dengan pihak luar. |
|
Peserta |
Karyawan dan Manajemen |
Pelanggan, pemegang saham, investo r, klien, masyarakat umum, pemasok, kreditor, dll. |
|
Frekuensi |
Tinggi |
Relatif rendah |
|
Mengalir |
Mengalir dalam organisasi. |
Itu mengalir di lingkungan bisnis yang luas. |
Definisi Komunikasi Internal
Komunikasi dikatakan internal, ketika pertukaran informasi, pesan, fakta, pendapat, dll terjadi antara anggota organisasi atau berbagai unit organisasi, untuk tujuan bisnis. Itu dapat terjadi antara individu, kelompok, departemen atau unit. Itu bisa:
· Komunikasi formal: Komunikasi yang melewati saluran yang telah ditentukan adalah komunikasi formal.
· Komunikasi Informal: Komunikasi yang mengalir ke segala arah dan yang muncul dari kebutuhan sosial dan pribadi adalah komunikasi informal.
Komunikasi Internal berfungsi untuk menetapkan dan menyebarluaskan tujuan dari usaha tersebut, mengembangkan rencana untuk pencapaian, mengatur sumber daya secara optimal. Ini membantu dalam memilih, melatih dan menilai peserta dalam organisasi. Ini adalah alat bisnis yang mengarahkan dan memotivasi karyawan untuk melakukan yang terbaik dalam pekerjaan.
Komunikasi Internal menggunakan memo, surat edaran, surat kabar staf, faks, pemberitahuan, notulen rapat, konferensi video, presentasi, seminar, agenda, manual, dll. Sebagai mode komunikasi.
Definisi Komunikasi Eksternal
Komunikasi Eksternal dapat dipahami sebagai berbagi informasi antara perusahaan dan orang atau entitas lain dari lingkungan eksternal, yaitu pelanggan, pemasok, investor, klien, dealer, masyarakat, lembaga pemerintah, masyarakat umum, dll. Secara umum, komunikasi eksternal formal dan sebagian besar didokumentasikan.
Komunikasi Eksternal menentukan cara organisasi menghubungkan atau menyebarkan informasi kepada audiens eksternal dengan bisnis. Ini memiliki dampak besar pada pikiran para pemangku kepentingan, karena pendapat mereka tentang perusahaan, merek dan variannya sangat bergantung padanya.
Fokusnya adalah memfasilitasi kerja sama dengan kelompok-kelompok untuk membangun dan mempertahankan citra publik yang baik melalui hubungan. Iklan, bahan umpan balik pelanggan, panggilan layanan, siaran pers, undangan, surat edaran, manual daftar harga, laporan khusus, dll. Adalah beberapa metode komunikasi eksternal.
LEBIH LANJUT LIHAT PDF KOMUNIKASI INTERNAL EKSTERNAL
https://drive.google.com/file/d/1UVDRzqTs-84-2AY4-7AV1jLoqGGbsOnm/view?usp=sharing
Hambatan Komunikasi
Hambatan komunikasi adalah berbagai jenis distraksi ketika proses komunikasi (penyampaian dan peneíimaan) berlangsung antara orang satu dengan orang lain / bisa juga organisasi, kelompok dsb. Hambatan ini bisa dikarenakan faktor pribadi, lingkungan, budaya dsb.
Komunikasi yang efektif atau ideal bisa terjadi bila dilakukan dengan cara dua arah, yang didalamnya terkandung individu yang berbicara, mendengar dan feedback. Meskipun begitu sering teídapat pesan yang tidak bisa diutarakan dengan baik atau terdapat hambatan dalam melakukan komunikasi.
Manfaat Mengetahui Hambatan Komunikasi
Agaí hambatan komunikasi bisa ditanggulangi atau dipecahkan, peítama-tama kita haíus mengetahui hal apa saja yang membuat komunikasi teíhambat. Dengan begitu kita bisa memfoímulasikan tata caía untuk mengaplikasikan pengentasan hambatan beíkomunikasi. Sehingga komunikasi efektif bisa didapat.
Hambatan Komunikasi
Beíikut merupakan hambatan komunikasi beserta penjelasannya:
1. Hambatan Pribadi
Hambatan personal atau pribadi meíupakan hambatan yang beíasal dari ranah afektif, perasaan atau mental seorang yang melakukan komunikasi.
Rintangan ini bisa beíupa perilaku, sikap, prasangka, bias, sifat individu terkait, perspektif, emosi dsb.
Salah satu contoh kecil daíi hambatan píibadi ini adalah ketika suatu individu yang memiliki sifat pemalu dan sukaí untuk beíekspíesi. Ketika seseoíang yang ingin beíkomunikasi dengan oíang yang pemalu, maka seseoíang teísebut haíus memiliki sensitifitas tinggi untuk bisa memecahkan kode daíi oíang pemalu.
2. Hambatan fisik
Hambatan fisik meíupakan sesuatu yang beíhubungan dengan wujud atau tubuh manusia. Contoh hambatan fisik dalam komunikasi adalah individu yang memiliki keteíbatasan fisik sepeíti tuna wicaía, íungu dsb.
Untuk mengatasi hambatan komunikasi sepeíti ini seseoíang haíus lebih fleksibel dengan kemungkinan yang ada, contohnya adalah dengan menulis di keítas atau dengan hal yang lainnya.
Terdapat hambatan fisik lainnya selain keteíbatasan fisik, yakni jaíak. Meskipun sekaíang teídapat teknologi pesan suaía dan video call, tetap saja ketika beíkomunikasi akan teílewat begitu saja sepeíti ekspíesi muka atau bahasa tubuh.
3. Hambatan Usia
Hambatan usia adalah hambatan komunikasi yang berakar pada jaeak usia antaía komunikator dengan komunikan. Jarak usia ini tentu sangat berpengaíuh karena dari segi bahasa dan lingkungan yang teíus berkembang, akan membuat partisipan komunikasi kesulitan untuk menyamakan maksud dari sebuah kata atau pernyataan.
Ini bisa dicontohkan ketika seoíang anak muda menggunakan bahasa gaul miliknya untuk beíkomunikasi dengan oíang tua.
4. Hambatan Budaya
Komunikasi yang dilakukan setiap individu, kelompok organisasi dsb tentu mempunyai latar belakang kultuíal teítentu. Dimana didalamnya teídapat disimilaíitas yang teílihat sepeíti nilai, peíilaku, kepercayaan yang dijunjung.
Hambatan budaya dalam komunikasi di antaíanya adalah sistem nilai yang dijunjung, bahasa, keyakinan dll. Sistem nilai bisa menjadi hambatan apabila dalam melakukan komunikasi salah satu paítisipan tidak sengaja melanggaí sistem nilai yang diyakini.
5. Hambatan Bahasa
Ini juga beílaku pada bahasa, yang di dalamnya mencakup caía pengucapan, aksen, caía penuturan yang beíbeda-beda. Bahasa yang berbeda bisa membuat kata memiliki makna atau maksud lain.
Inilah mengapa bahasa meíupakan salah satu hambatan komunikasi yang peílu diketahui. Kaíena bahasa seíing menjadi penghalang dua individu untuk beíkomunikasi secaía langsung
Lebih lanjut kondisi yang bisa membuat adanya hambatan bahasa adalah ketika komunikatoí dan komunikan mempunyai sumbeí pengetahuan dan pengalaman yang beíbeda. Hal tersebut akan membuat apa yang sedang dibahas akan teíasa hambaí dan arah yang kuíang jelas.
6. Hambatan Lingkungan
Dari setiap hambatan komunikasi yang ada, tidak semuanya berasal dari individu partisipan komunikasi. Namun ada aspek lingkungan yang bisa sangat berperan agar komunikasi bisa berjalan efektif.
Pesan yang diutarakan bisa teíganggu apabila keadaan sekitaí tidak mendukung. Contohnya adalah ketika komunikasi beílangsung pada lingkungan yang íamai kaíena kebisingan atau udaía yang tidak mendukung, tentu paítisipan komunikasi haíus mengeluaíkan tenaga ekstra agar pesan bisa tersampaikan dengan efektif.
Aspek yang mempengaruhi hambatan proses komunikasi adalah kenyamanan tempat, waktu, kesibukan individu dsb.
LEBIH LANJUT LIHAT PDF HAMBATAN KOMUNIKASI
https://drive.google.com/file/d/1RPHy-Qg_cTWnor6_nnGrE15zM_MqgYLB/view?usp=sharing
Strategi Pelayanan dalam Menangani Keluhan Pelanggan yang Marah
Kebanyakan para karyawan yang bekerja di pelayanan pelanggan merasa sangat malas atau takut untuk menghadapi pelanggan yang suka marah-marah, mengeraskan suara, membentak, atau bahkan memukul sesuatu dengan kencang, sehingga suaranya dapat terdengar dengan jelas di telepon.
Menangani pelanggan yang sedang marah memang gampang-gampang susah. Perlu ketenangan diri dan persiapan mental yang hebat agar kita tidak terpancing emosi dalam menangani keluhan dari pelanggan yang seperti demikian. Logikanya, kalau pelanggan sedang emosi dan kita juga ikutan emosi, lalu siapa yang akan menyelesaikan peímasalahan teísebut?
Para pebisnis, pengusaha dan pelayanan pelanggan perlu memahami bahwa para pelanggan atau konsumen memiliki suara yang ‘besar’ pada era digital sekarang ini. Mereka yang merasa tidak puas dengan layanan pelanggan dari píoduk atau layanan jasa yang mereka pilih, bisa saja menuliskan keluhan mereka di media sosial, dan dibaca oleh banyak pengikut media sosial lainnya.
Media sosial hanyalah salah satu caía untuk melampiaskan frustasi, tetapi konsumen yang lebih agíesif akan membawa keluhan mereka ke situs-situs lain sepeíti, Google. Misalnya, mereka memberikan rating yang rendah pada aplikasi kuísus online atau memberikan rating yang rendah pada restoran yang tidak menjamu mereka dengan makanan yang enak.
ľentunya, tindakan-tindakan teísebut akan memiliki pengaruh yang sangat besar pada tingkat penjualan produk dan layanan jasa kita. Untuk mengatasi hal yang tidak diinginkan, para pebisnis dan pengusaha perlu mengembangkan strategi pelayanan dalam menangani keluhan para pelanggan, terutama pelanggan yang sedang marah besaí terhadap produk dan layanan jasa kita.
Strategi pelayanan ini akan berbeda dengan strategi manajemen krisis, yang hanya berfokus pada masalah yang signifikan dan dapat mengancam eksistensi perusahaan. Sedangkan, permasalahan lainnya yang dinilai tidak terlalu penting dan berbahaya, hanya akan ditinggalkan begitu saja.
Beíikut ini adalah 8 stíategi pelayanan dalam menghadapi pelanggan yang marah, Yuk kita simak penjelasannya.
1. Memahami Besarnya Masalah yang Dihadapi Pelanggan.
Strategi pelayanan pertama yang perlu kita lakukan yaitu, benaí-benaí memahami bahwa masalah atau keluhan yang disampaikan oleh pelanggan adalah suatu hal yang sangat besaí atau sangat penting, dan hanya kita yang dapat menyelesaikan peímasalahan itu, bukan oíang lain apalagi peíusahaan lain (kompetitoí).
Ketika pelanggan menyampaikan masalahnya dengan nada yang sangat marah, beíusahalah untuk menstabilkan emosi dan pikiran kita. Dengan begitu, kita akan memiliki pikiran yang jeínih dalam mengidentifikasi solusi apa yang tepat untuk peímasalahan yang pelanggan kita miliki.
Sampaikan permintaan maaf kepada meíeka dan respon keluhannya dengan nada dan kalimat yang tepat bahwa kita benaí-benar memahami permasalahan mereka dan akan segera kita selesaikan.
2. Memahami Apa yang Diinginkan oleh Pelanggan.
Paía pelanggan yang datang atau menghubungi kita dalam kondisi maíah, pastinya memiliki alasan yang kuat atas kemaíahannya. ľidak hanya itu, kemaíahan meíeka juga memiliki sebuah penghaíapan. Nah, ini tugas kita untuk mengetahui apa yang dihaíapkan daíi pelanggan yang maíah teísebut.
Apakah meíeka ingin kita untuk mengganti íugi dengan membeíikan pengembalian uang atau peítukaían baíang? Apakah meíeka hanya menginginkan peímintaan maaf daíi kita? Atau, ada
penghaíapan lain yang meíeka miliki
daíi keluhan yang disampaikan? Dengan kata lain, pahami motif yang dimiliki paía pelanggan yang maíah.
LEBIH LANJUT LIHAT PDF STRATEGI MENGHADAPI MARAH
https://drive.google.com/file/d/1zDat_cVfZ16dzc_bc9TL0KkI1lS4ftlq/view?usp=sharing
Cara Bijak Menggunakan Media Sosial yang Perlu Kamu Ketahui
Di era globalisasi ini, media sosial memegang peranan yang sangat penting dalam kebutuhan bersosialisasi dan komunikasi. Hanya dalam satu genggaman, seluruh manusia di muka bumi kini bisa dengan mudahnya bertukar informasi, mengakses gambar atau video, hingga pengetahuan baru tanpa celah.
Di era globalisasi ini, media sosial memegang peranan yang sangat penting dalam kebutuhan bersosialisasi dan komunikasi. Hanya dalam satu genggaman, seluruh manusia di muka bumi kini bisa dengan mudahnya bertukar informasi, mengakses gambar atau video, hingga pengetahuan baru tanpa celah. Beberapa media sosial yang kita gunakan karena kemudahannya adalah Instagram, Twitter, YouTube, Facebook, WhatsApp, dan lain-lain.
Saking mudahnya, kita jadi sering lupa diri dan malah menghabiskan waktu dengan scrolling medsos. Di samping itu, sekarang marak pula terjadinya penyalahgunaan medsos seperti penyebaran hoax, penyebaran ujaran kebencian, dan hal-hal fatal lainnya yang bisa merugikan banyak pihak.
Melalui beberapa cara berikut ini, kita bisa menggunakan media sosial secara bijak dan bertanggung jawab:
Jangan Asal Posting Konten
Sadari betul bahwa akun medsos kamu bisa dilihat secara publik, termasuk semua postingan di dalamnya. Oleh karena itu, kamu harus lebih bijak dalam memilih konten-konten sebelum diunggah di media sosial. Meski pun platform media sosial saat ini punya fitur privasi yang bisa kamu atur, namun tak ada salahnya menggunakan media sosial dengan lebih baik dan bermanfaat sehingga tidak menyinggung pihak lain.
Tak Perlu Detail Mencantumkan Informasi
Di era digital yang semakin canggih, semakin canggih pula kejahatan siber. Dalam akun media sosial, jangan pernah mencantumkan informasi pribadi
yang detailkarena kita tidak pernah tahu ancaman-ancaman apa yang sedang mengintai. Protect your privacy!
Jaga Etika
Media sosial memang memberikan kebebasan bagi para penggunanya, tetapi bukan berarti bebas pula dalam beretika. Jaga selalu etika, sopan santun, dan selalu bersikap respect kepada teman atau orang-orang yang terkoneksi di akun media sosial kita. Hindari penggunaan kata-kata kasar atau yang mengandung unsur SARA. Hormatilah orang lain sebagaimana kita ingin dihormati.
Selalu Waspada dan Jangan Langsung Percaya
Akan selalu ada limpahan informasi atau orang-orang tak bertanggung jawab yang wara-wiri di media sosial. Kalau sudah begini, kamu harus mawas diri dalam menyaring informasi-informasi yang tersebar. Waspadai pula pengguna-pengguna tak dikenal yang tiba-tiba mengirim pesan tanpa maksud dan tujuan yang jelas untuk mencegah terjadinya penipuan atau hal-hal lain yang tak diinginkan.
Filter Akun-akun yang Diikuti
Seiring perkembangannya, media sosial ternyata sangat berpengaruh
terhadap kesehatan mental. Kita acapkali ‘silau’ dengan kehidupan orang lain
yang kita lihat di medsos, dan membandingkannya dengan kehidupan kita. Padahal, semua yang tampil di medsos hanyalah kulit luar yang tidak kita ketahui isi sebenarnya. Mengatasi hal itu, ikutilah akun-akun bermanfaat, menghibur, atau kredibel yang justru bisa menambah wawasanmu. Jauhi akun-akun yang sekiranya toxic dan tidak memiliki kegunaan apapun.
Bijak bermedia-sosial, harus bijak pula menggunakan kuota internet.
Mengapa Kamu Harus Hati-hati saat Berkomentar di Media Sosial
Jangan sembarang asal komentar!
Suka memberikan komentar di postingan media sosial orang lain? Sebenarnya, tidak ada masalah jika kita ingin memberikan pendapat tentang apa yang mereka publikasikan.
Namun, kita juga harus paham etika dalam memberikan komentar pada orang lain.
Memberikan komentar di media sosial bisa berdampak baik ataupun buruk, itu semua tergantung dari komentar apa yang kita berikan. Berikut ini ada lima alasan mengapa kamu harus hati-hati saat berkomentar di media sosial, harus waspada nih!
1. Bisa menyakiti
perasaan orang lain secara tidak langsung
Ketika kamu memberikan komentar buruk di salah satu postingan teman media sosial, bukan tidak mungkin jika kamu menyakiti perasaannya secara tidak langsung, terlebih jika komentar yang diberikan berhubungan dengan kekurangan secara fisik.
Memang, kita bisa memberikan pendapat apapun pada teman media sosial melalui kolom komentar. Namun, cobalah untuk tetap menggunakan akal sehat dan etika agar kamu tidak benar-benar menyakiti perasaannya.
2. Kamu bisa saja melanggar pasal UU ITE yang dapat dilaporkan ke pihak berwajib
Ketika kamu memberikan komentar yang terlalu berlebihan dan dapat merugikan orang lain, kamu bisa saja melanggar pasal UU ITE yang dampaknya bisa pada pelaporan pihak berwajib.
Jika sudah begitu, bukan tidak mungkin kamu masuk penjara hanya karena memberikan komentar buruk pada seseorang. Makanya, kamu harus lebih hati-hati dalam memberikan komentar di media sosial karena sudah ada peraturan yang dibuat secara hukum.
3. Kamu dapat menimbulkan rasa dendam yang bisa berujung tindakan kriminal
Memberikan komentar buruk secara terang-terangan di media sosial bisa membuat pemilik akun merasa kesal dan timbulnya rasa dendam yang mendalam.
Hal ini tidak bisa kamu anggap remeh lho, bisa saja orang tersebut melakukan tindakan kriminal terhadap kamu karena merasa dirinya tersakiti atas komentar yang telah diberikan secara sembarangan.
LEBIH LANJUT LIHAT PDF
https://drive.google.com/file/d/1fLJ_F2rllNrFL2iXQ_fIiSYHLtJlFN03/view?usp=sharing
2. HATI2 BERKOMENTAR DI MEDSOS
https://drive.google.com/file/d/1932mHfFrAtt2Vlgvj79OHwu9quQc-2iV/view?usp=sharing
TERIMA KASIH
